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Vai su YouTube e cerca « produttività » o « organizzazione ». Tra i risultati, troverai molti consigli sulle app o suggerimenti su come utilizzare lo strumento X o Y per superare la procrastinazione e diventare un professionista (o una persona) migliore.
Quando si tratta di organizzarsi, un’app non basta (Immagine: Vitor Pádua / )
Ha senso. Trello, Nozione, Todoista e molte altre soluzioni sono davvero utili in diversi contesti. Ognuno ha i suoi punti di forza e di debolezza, così come leali detrattori e difensori, ma è innegabile che, se vogliamo essere più organizzati, strumenti come questi tendono ad aiutare.
Tanto che molte di esse, inizialmente create per il contesto lavorativo, hanno cominciato a trovare usi più ampi. Un recente articolo di Revisione della tecnologia del MIT lo illustra sottolineando le persone che pianificano la loro intera vita attraverso Notion. Tutto: dagli incarichi professionali alle esigenze personali, compreso il controllo dei film e delle serie già guardate.
« Incontra LA MIGLIORE app per attività e produttività », promette un video. « Come organizzare la tua vita su Application X », dice un altro. È quasi come se lo stato ideale dell’organizzazione fosse solo uno strumento di distanza. In pratica, le cose tendono ad essere più complicate di così.
La lista delle cose da fare e la lista della vergogna
Il nostro rapporto con le varie soluzioni disponibili per compiti, appunti e controllo dell’agenda è stato oggetto del Tecnocast 289. Ciò che è chiaro nell’episodio è che le promesse che una certa applicazione risolverà i tuoi problemi sono in qualche modo esagerate.
Primo, per l’aspetto essenzialmente personale della cosa. Possiamo passare ore a discutere i pro e i contro di ogni organizzazione e strumento di produttività e non essere d’accordo su quale sia il migliore.
Notion, ad esempio, è amato da molti per il suo alto grado di personalizzazione, ma odiato da molti altri per lo stesso motivo. Allo stesso modo, il Evernote può essere considerato troppo limitato da coloro che preferiscono Todoist o Google Keep.
La verità è che usiamo ciò che funziona per noi, non necessariamente convinti da argomenti sul design o funzionalità migliori, ma semplicemente un’affinità per determinate app. Ognuno ha i suoi rituali e le sue preferenze, a volte incomprensibili agli altri.
Nozione: amato e odiato per le stesse ragioni (Immagine: Leandro Kovacs/Riproduzione)
In secondo luogo, occorre considerare il metodo utilizzato. Uno strumento è solo metà del percorso, il luogo in cui si concentra il flusso di compiti, appunti e altri elementi con cui è necessario confrontarsi. Senza un sistema, stiamo solo scherzando su una piattaforma diversa.
Questo processo è descritto nell’ottimo articolo « Centinaia di modi per ottenere S#!+ Done—and We Still Don’t » di Cablato. L’autore, Clive Thompson, descrive questo processo di perdita del controllo sui propri compiti. Puoi anche andare d’accordo con uno strumento per un po’, ma a un certo punto il treno deraglia.
La lista delle cose da fare incompiuta diventa quindi una lista della vergogna. E la reazione per molti di noi potrebbe essere quella di rinunciare del tutto: abbandonare l’app in questione, lasciando dietro di sé le attività incomplete e provarne un’altra. Questa volta funzionerà.
Ma questa è la nostra difficoltà, non le applicazioni. Thompson, che ha conoscenze di programmazione, ha persino sviluppato la sua app, e anche allora il problema non è finito. L’elenco della vergogna tornava ancora a perseguitarlo.
L’app perfetta non esiste
Uno dei motivi di questo impulso ad abbandonare una soluzione di produttività dopo aver perso il controllo sui propri compiti potrebbe essere la facilità stessa di utilizzo delle applicazioni.
Basta un clic per inserire una nuova attività nel tuo flusso di lavoro. Aggiungere una nota tra le tante che hai già salvato è altrettanto semplice. L’assenza di attrito ha senso dal punto di vista dell’utente. Dopotutto, non puoi perdere tempo in una giornata impegnativa: basta aprire l’app, aggiungere la domanda e il gioco è fatto.
Puoi persino capire da dove viene questo ragionamento. La nostra attenzione tende ad essere fissata su compiti incompleti. Questo è ciò che ha scoperto la psicologa Bluma Zeigarnik in una serie di esperimenti condotti negli anni 20. Pertanto, l’idea di creare nuovi compiti o promemoria per se stessi funziona come uno stimolo in modo che l’attenzione non si allontani da quel compito specifico.
Attività, attività ovunque (Immagine: Patrick Perkins/Unsplash)
Solo essa può accelerare la discesa nel caos. Le nuove attività vengono inserite a casaccio e le note sono sciolte e senza una chiara connessione tra loro. Può sembrare che mettere tutto in un’unica app semplificherà i processi, ma organizzare le cose non è solo questo.
Da qui l’importanza di un metodo che funzioni per te. Al Tecnocast 289, abbiamo discusso di GTD, altamente raccomandato dai membri del caucus. Se sei uno di quelli che prendono molti appunti, ci sono sistemi specifici anche per quello, come Zettelkasten. Non mancano i metodi per rendere più proficuo l’utilizzo degli strumenti.
Sfortunatamente, non esiste un’app miracolosa, non importa quanto siano buone le opzioni disponibili. Non lasciarti ingannare miniature e titoli accattivanti di YouTube.
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