La formattazione condizionale che mostra un effetto semaforo può essere uno strumento molto utile per la gestione dei dati in Excel, soprattutto quando si tratta di informazioni finanziarie critiche o sensibili al tempo.
Invece di guardare tutti i numeri in un set di dati per cercare di capire se un obiettivo o una percentuale è stata raggiunta, grazie alla formattazione condizionale di Excel, può esserci un semaforo per indicare automaticamente la risposta.
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Microsoft Excel. Foto: Ed Hardie/Unsplash
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In questo esempio, consideriamo che un insegnante deve rivedere i saggi dei suoi studenti, ogni classe ha una data per consegnare i temi, ma alcuni studenti sono in ritardo. Pertanto, utilizzeremo il colore verde se i saggi vengono consegnati entro la data prevista, giallo se sono in ritardo tra 1 e 15 giorni e rosso se sono in ritardo di oltre 15 giorni.
Per creare l’effetto semaforo, segui i passaggi mostrati di seguito:
- Seleziona l’intervallo di dati
Per creare una formattazione condizionale per le date, devi prima disporre di una formula che sottragga la data effettiva dalla data pianificata. In questo esempio, la formula è =(Dx-Cx) – nota che la x viene sostituita in base al numero di riga;
- Fare clic su « Formattazione condizionale »
Seleziona la colonna che desideri formattare, fai clic su “Formattazione condizionale” nel menu “Home page”, quindi seleziona “Nuova regola”;
- Seleziona « Set di icone »
Innanzitutto, seleziona “Formatta tutte le celle in base ai rispettivi valori” e poi, nel campo “Stile formato”, scegli “Set di icone”;
- Inserisci i criteri
In « Tipo », seleziona « Numero », quindi imposta i valori. In questo passaggio, puoi anche selezionare “Mostra solo icona” se non vuoi vedere i numeri nella colonna;
- Fare clic su « OK »
Al termine della regola di formattazione, fare clic su « OK » e l’intervallo di dati apparirà contrassegnato, come di seguito:
Pronto! Ora sai come utilizzare questo strumento di interpretazione dei dati, che può anche aiutare con il controllo dei costi, l’avanzamento delle attività, il monitoraggio delle scorte, ecc.
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